Wissensmanagement: Präsentation, Archivierung und Aktualisierung

Hat man erstmal das Wissen einer Firma oder eines Teams gesammelt, stellen sich zwei große Fragen:

1. Wie soll es archiviert und präsentiert werden?
2. Wie bleibt der Stand aktuell?

Bei der Präsentation spielt die Archivierung ein große Rolle und umgekehrt.

Es nützt schließlich niemandem, wenn das Wissen gesammelt wurde und keiner weiß, wie und wo es zu finden ist. Andererseits helfen die besten Strukturen wenig, wenn der Leser beim bloßen Ansehen eines Fundstücks oder einer Suchmaske Kopfschmerzen bekommt. Ferner muss auch beachtet werden, welche Kommunikationsmittel den Teammitgliedern oder Abteilungen zur Verfügung stehen. Neben einer großen Baugrube oder bei einem Kunden vor Ort kann es schwierig sein, einen Rechner zu finden. Je nachdem kann es sich auch noch schwieriger erweisen, diesen zu nutzen (oder nutzen zu dürfen). Diese Probleme dürften dank leistungsfähiger Smartphones  bald der Vergangenheit angehören.

Für die Archivierung des Wissens sind natürlich digitale Medien und Netzwerke ein Segen. Nirgends sonst kann auf so kleinem Raum so viel Wissen gespeichert werden. Ob das jetzt ein einzelner Rechner im Büro einer kleineren Firma ist oder die Server eines großen Konzerns. Ohne Computer wäre eine umfassende Wissenssammlung äußerst schwierig, in der Archivierung, bei der Präsentation und auch bei der Aktualisierung. Es wäre ziemlich viel Papier nötig, um allein das Wissen eines kleinen Unternehmens zu speichern. Und das wäre dann nur an einem Ort zugänglich. Dank der Netzwerke – insbesondere des Internets – ist es heute möglich das Wissen eines ganzen Konzerns zentral zu verwalten und den Mitarbeitern weltweit zur Verfügung zu stellen. In dieser Möglichkeit steckt enormes Potential.

Wie eingangs schon erwähnt, stellt aber nicht nur die Archivierung eine Herausforderung dar, sondern auch die Präsentation des Wissens.

Je nach Unternehmen gilt es hier abzuwägen, was die beste Präsentationsmöglichkeit ist. Eine Webseite? Ein Blog? Ein Forum? Ist es nur für den internen Gebrauch bestimmt oder sollen auch Externe auf den Fundus zugreifen können, zum Beispiel Kooperationspartner oder Händler?

Zugleich müssen die Informationen für die User leicht zu finden sein. Demnach kommt der Suchfunktion große Bedeutung zu. Wem nützt eine Wissenssammlung, wenn sie wie ein altes, vergessenes Lexikon auf dem Dachboden vor sich hin staubt? Dem kann man nur entgegenwirken, indem die Sammlung auf die User attraktiv wirkt. Und attraktiv ist eine Wissenssammlung eben, wenn man schnell und einfach das findet, was man sucht. Oder das Gefühl hat, dem schnell näher zu kommen. Bei einem 30-bändigen Lexikon nimmt man schon ungerne nochmal einen anderen Band in die Hand, weil man zunächst im falschen Buch gesucht hat. Digital ist dieser Unwille noch schneller, noch größer. Erst recht, wenn einem unzufriedene Kunden im Nacken sitzen oder eine Besprechung lange unterbrochen wird. Das verwendete oder zu erstellende CMS muss also mindestens über eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine gute Suchfunktion verfügen.

Ferner muss die Struktur kompakt und zielführend sein. Für ein SEO-Team könnte das in etwa wie folgt unterteilt werden: OnSite, OffSite, Mobile. Diese grobe Struktur kann dann beliebig nach unten erweitert werden, aber so wird den meisten deutlich, dass zum Beispiel Informationen zum Seiteninhalt wohl im OnSite-Bereich zu finden sind.

Außerdem geht es um die Vermittlung des Wissens, beziehungsweise darum zu vermitteln, dass es im Team oder im Unternehmen Kompetenzen zu diesem oder jenem Bereich gibt.

Gerade in großen Unternehmen mit entfernten Niederlassungen ist häufig nicht klar, was an Kompetenz und Wissen zur Verfügung steht. Dem kann man nur mit gezielten Informationen abhelfen. So ist es beispielsweise möglich, dass es interne Wochenthemen gibt, bei denen sich die verschiedenen Abteilungen vorstellen und erläutern, welche Kompetenzensie haben und an welchen Projekten sie gerade arbeiten. Eine andere Möglichkeit bietet die Mitarbeitervorstellung. Jeder Mitarbeiter wird von der Teamleitung in einem Profil kurz vorgestellt, inklusive Aufgabengebieten, Lebenslauf und Interessen.

Für die Wissensvermittlung kommen zudem interne Workshops und Seminare in Frage. Diese können freiwillig sein oder sogar zur Pflicht erklärt werden. Redaktionell kann man aus dem Wissensfundus mit Sicherheit auch Wochen- oder Monatsthemen ins Leben rufen, die dann im Intranet präsentiert werden. Das alles dient letztlich nur einem Zweck: Die Hürden zwischen den einzelnen Abteilungen, Teams und Teammitgliedern abzubauen und die Mitarbeiter darüber zu informieren, was ihre Kollegen können und wissen. Natürlich ist das alles andere als kostengünstig. Das ist wohl auch einer der entscheidenden Punkte, warum das Wissensmanagement in vielen Unternehmen vernachlässigt wird.

Bleibt noch die zweite Frage: Wie kann die Aktualität des Wissens gewährleistet werden?

Wenn es gelingt im Team oder im Unternehmen eine Wissensbasis aufzubauen und den Mitarbeitern oder Teammitgliedern klar zu machen, wie wichtig das ist, kommt die Aktualität ganz von alleine. Dazu muss es aber einfach und relativ unbürokratisch möglich sein die Wissenssammlung zu vergrößern und zu kommentieren. Es ist sicher nicht sinnvoll jedem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben Texte, Videos, PDFs und andere Dokumente zu bearbeiten oder auszutauschen. Aber eine Kommentarfunktion wie sie in Blogs und in Foren Gang und Gäbe ist, dürfte ausreichen, dass sich die Bibliothekare oder Archivare des Themas annehmen.

Niemand kann alles wissen, schon gar nicht in großen Unternehmen und Konzernen. Aber dank dem Internet kann alles überprüft werden, auch ob der Hinweis auf eine neue Entwicklung in einem Bereich zutrifft oder nicht. Falls es zu einem Thema keine oder nur wenige Informationen gibt, kann immer noch der jeweilige Teamleiter befragt werden. Er sollte wissen, ob sein Mitarbeiter richtig liegt oder nicht. Das gilt natürlich auch für den Fall, dass die Bibliothekare selbst auf interessante Quellen, Informationen und Berichte stoßen, die sie aber fachlich nicht einschätzen können.

(Artikel erstmals 2012 veröffentlicht – Inhalt möglicherweise nicht mehr aktuell)