Werkzeuge und Probleme beim SEO-Wissensmanagement

In unseren ersten Teil zum Wissensmanagement im SEO Team ging es um die Grundlagen: Wozu dient Wissensmanagement, wer profitiert davon? In diesem zweiten Teil soll das nun ein wenig ausgebaut werden. Hier geht es darum, welche Werkzeuge man einsetzen kann und welche Probleme beim Wissensmanagement auftreten können.

Werkzeuge

Beim Wissensmanagement geht es einerseits darum, das vorhandene Wissen im Team oder auch im Unternehmen zusammen zu tragen. Auf der anderen Seite braucht man aber auch Mittel und Wege, das gesammelte Wissen im Bedarfsfall wieder an den Mann beziehungsweise an die Frau zu bringen. Dazu kommen verschiedene Werkzeuge in Betracht:

• Wikis: Das Schöne an Wikis ist, dass jeder User sein Wissen beisteuern kann. Durch Wikipedia wird das besonders deutlich. Natürlich läuft das für ein Team in einem deutlich kleineren Rahmen. Inzwischen gibt es auch verschiedene Wiki-Software, die dabei zum Einsatz kommen kann. Bei einem Wiki sollte aber immer nochmal ein Experte für das jeweilige Gebiet Änderungen und Verbesserungen prüfen, um Fehlinformationen zu vermeiden.
• Blogs / Podcasts: Eine andere gute Möglichkeit um Wissen zu sammeln und für viele zugänglich zu machen sind Blogs und Podcasts. Die moderne Blogsoftware liefert auch gleich eine brauchbare Suchfunktion, in der User leicht nach dem gewünschten Wissen suchen können. Podcasts können gleich in die Blogs eingebaut werden oder auch bei Youtube und anderen Audio- und Video-Portalen.
• Intranet: Viele Firmen und Konzerne verfügen über ein eigenes Intranet. Das ist heutzutage bereits häufig als Wiki organisiert. Confluence ist zum Beispiel eine Wiki-Software, die weltweit bei Firmen im Einsatz ist.
• Suchmaschinen: Wie finde ich in großen Datensammlungen die Information, die ich gerade brauche? Diese Frage bewegt nicht nur Google & Co, sondern ist auch bei Wissenssammlungen von Unternehmen nicht zu unterschätzen.
• Cloud Dienste: Hierzu sei beispielsweise Google-Docs genannt oder auch Dropbox. Mit diesen Diensten kann eine Ressource wie zum Beispiel eine Excel-Tabelle weltweit zur Verfügung gestellt und bearbeitet werden.
• Mitarbeiter Mailings: Mailings sind eine gute Möglichkeit, Wissen gezielt weiter zu geben. Allerdings sollte man den Zyklus nicht zu kurz setzen, sonst kommt schnell die Spam-Problematik ins Spiel. Gegebenenfalls kann man die Mailempfänger auch eingrenzen, so dass nicht das ganze Unternehmen jede Mail erhält, sondern nur die Abteilungen, für die die Informationen interessant sind.
• Handbücher und Leitfäden: Sie sind sicherlich aufwendig in der Erstellung – erst Recht, wenn sie in gebundener Form vorliegen. Man sollte daher genau abwägen, ob man den Aufwand betreiben will. Außerdem gestaltet sich die Aktualisierung von Büchern und anderen Schriftstücken häufig schwierig. Allerdings lernen viele Menschen leichter, wenn sie ein Buch in der Hand halten und nicht in einen Monitor starren. Der große Vorteil dieser Werkzeuge ist, dass sie häufig auch offline zur Verfügung stehen.
• Seminare / Workshops: Viele Experten geben ihr Wissen in Seminaren und Workshops weiter. Die Wissensvermittlung und -erweiterung hat aber auch eine soziale und eine praktische Komponente. Manche Dinge lernen sich leichter in einer Gruppe oder „am lebenden Objekt“. Das gilt insbesondere für das sogenannte „stille Wissen“, das meist eher aus Praxiswissen besteht und nicht leicht in einem Text oder in einem Video vermittelt werden kann, weil mit diesen Werkzeugen die falschen Sinne angesprochen werden.
• Flurfunk: Auch der Flurfunk ist ein nicht zu unterschätzendes Instrument im Wissensmanagement. Häufig gelangen so relevante Informationen von einer Abteilung zur nächsten. Das kann viel Zeit und Aufwand sparen.

Wer noch mehr über die Werkzeuge beim Wissensmanagement herausfinden möchte, findet hier eine umfangreiche Abbildung zu diesem Themenkomplex.

Probleme beim Wissensmanagement

Eines der größten Probleme ergibt sich aus den oben genannten Werkzeugen. Sie sind fast alle nur online zugänglich. Wer an einem Ort ist, wo er kein Internet hat oder nicht auf das firmeneigene Intranet zugreifen kann, dem hilft auch die beste Datensammlung nichts. Das Gleiche gilt natürlich auch bei einem Stromausfall. Daneben gibt es aber noch weitere Probleme, die auftreten können.

Häufig scheitert das Wissensmanagement und/oder die Adaption des Wissens an einem ganz profanen Grund: zu wenig Zeit. Das Tagesgeschäft hat häufig Vorrang. Schließlich geht es in einem Unternehmen zunächst ums Geldverdienen. Hier bieten sich Workshops und Seminare an, da diese im Voraus planbar sind. So können die Mitarbeiter auf den Termin hinarbeiten und haben dann auch Zeit – außer in Notfällen.

Ein anderes Hindernis kann mangelnde Motivation oder auch Überforderung der Mitarbeiter sein. Viele sind mit dem, was sie können zufrieden, interessieren sich nicht für ein Thema oder stehen einer Erweiterung ihrer Aufgaben kritisch gegenüber: „Das steht nicht in meinem Arbeitsvertrag.“ Andere wiederum fürchten bei der Wissenserhebung und -sammlung, dass ihr Arbeitsplatz in Gefahr ist und sie in Kürze wegrationalisiert werden. In solchen Situationen hängt dann vieles davon ab, die Maßnahmen richtig zu erläutern und Ängste abzubauen. Im Zweifelsfall sollte niemandem das Wissen „eingetrichtert“ werden. Das klappt schon mit Schulkindern nicht gut und führt bei Erwachsenen häufig zu einer – zumindest unterschwelligen – Abwehrhaltung.

Dagegen sind falsche Informationen oder das falsche Medium weniger gravierende Probleme. Aber auch sie können das Wissensmanagement scheitern lassen. Das Sprichwort: “Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ hat in vielen Bereichen seine Berechtigung. Manche Texte erklären zum Beispiel in epischer Länge wie ein Werkzeug oder eine Maschine funktionieren soll. Dabei wäre es ein Leichtes, die 20 bis 30 Seiten Text (oder noch mehr) in einem drei- bis fünf minütigen Video sehr anschaulich zu präsentieren.

(Artikel erstmals 2012 veröffentlicht – Inhalt möglicherweise nicht mehr aktuell)