Erste Schritte der Zusammenarbeit
So klappt’s auch mit der Agentur
Wenn es um den Aufbau einer neuen Internetseite oder eines neuen digitalen Vertriebswegs geht, stellt sich die Frage: Selber machen oder eine Agentur beauftragen? Auch, wenn Manche mit dem Input von Außen anfangs fremdeln, ist der erste Kontakt mit Agenturen gar nicht schwer – wenn man weiß, wie.
„Am Anfang gibt es oft Berührungsängste und die Firmen machen lieber alles selbst, als viel Geld für eine Agentur auszugeben“, sagt Social-Media-Experte Stefan Lesting. Er hält diese Ängste für unberechtigt – und manchmal sogar gefährlich: „Wenn das angestrebte Geschäftsmodell nicht funktioniert, bringt der ganze Aufwand nichts und die Sache wird im besten Fall ein Nullsummenspiel. Eine Agentur kann da im Vorfeld schon viel retten.“ Da die Zusammenarbeit mit einer Agentur trotzdem für viele ein weißer Fleck auf der Landkarte ist, empfiehlt er folgende Schritte:
Als Erstes sollten die eigenen Wünsche feststehen
Erster Schritt: Anforderungen und Probleme definieren. Die Organisation sollte sich bewusst machen, was sie eigentlich genau will und was die Agentur leisten bzw. welches Problem sie lösen soll. Da kann es auch um ganz grundsätzliche Fragen gehen, sagt Stefan Lesting: „Gibt es das Problem wirklich oder ist das nur so ein Gefühl? Da kann ein offenes Gespräch sehr nützlich sein.“ Stehen die Anforderungen fest, sollten sie knapp festgehalten werden, „das sollte alles auf ein DIN-A-4-Blatt passen“, rät der Fachmann.
Zweiter Schritt: Über Agenturen informieren. Sind die Probleme festgelegt, beginnt nun die Suche nach denjenigen, die sie lösen sollen. Stefan Lesting ist hier wichtig, sich gut über die Agenturen auf dem Markt zu informieren: „Was ist das für ein Typ Agentur, wie arbeiten die, mit welchen Methoden, wie viele Mitarbeiter gibt es dort und bekommt jeder Kunde einen festen Ansprechpartner?“ Um diese Fragen zu beantworten, kann auf den Internetseiten der Agenturen gesurft werden, aber auch ein direkter erster Kontakt bietet sich an. Damit kann die „gläserne Wand“ zwischen Agentur und möglichem Kunden schon am Anfang ein bisschen durchbrochen werden. Dieser Schritt ist auch für die Agentur ein erster Test: „Die Agentur sollte mehr als zehn Mitarbeiter haben, sonst wird es schwierig, wenn bei der nächsten Grippewelle die Hälfte der Leute krank sind. Kritisch darf man auch im Umgang sein: Eine Agentur, die einen hinhält, ist nicht gut.“
5 – 10 Minuten für den richtigen Eindruck
Dritter Schritt: Das erste Gespräch suchen. Jetzt wird es langsam ernst: ist eine Agentur gefunden, die passen könnte, wird das erste Gespräch vereinbart. „Da sollte nach fünf bis zehn Minuten jeder wissen, was das angestrebte Geschäftsmodell ist, wo die Probleme liegen und wo mögliche Ansatzpunkte für die Zusammenarbeit sind“, sagt Stefan Lesting.
Vierter Schritt: Offene Fragen konkretisieren. Das geschieht am Ende des Gesprächs. Es sollte klar sein, welche Anforderungen die Organisation hat und dass die Agentur alle relevanten Informationen bekommt. Dann muss die Agentur den Aufschlag machen und sagen: „Wir arbeiten jetzt zusammen.“ Direkt als nächster Schritt steht eine nicht unwesentliche Frage an, sagt Stefan Lesting: „An diesem Punkt sollte über Geld geredet werden.“
Fünfter Schritt: Die Startphase. Sind alle äußeren Bedingungen geklärt, kann es losgehen. Jetzt geht es darum, Detailfragen zu klären. „Wie wird kommuniziert, welchen Umfang hat das Projekt, welche Meilensteine sollen erreicht werden und wie sollen Probleme angesprochen werden?“, sagt Stefan Lesting. Die letztgenannte Frage ist vor allem in der Anfangsphase sehr bedeutsam, denn in dieser Zeit des gegenseitigen Kennenlernens und aneinander Gewöhnens entstehen besonders viele Fragen, Probleme und Missverständnisse. Aber da rät der Experte zur Gelassenheit: „Normalerweise hat jede Agentur den Wunsch, längerfristig mit einem Kunden zusammen zu arbeiten – denn kleine Aufträge lohnen sich nicht so sehr. Aber wenn dieser Mikrokosmos zwischen Kunden und Agentur einmal funktioniert, lässt sich darauf ganz leicht aufbauen.“
